Excelを使用している方必見！社内業務を50％以上自動化できます
社内業務を効率化したい、コロナによる売り上げ減少、
原材料・原油価格の高騰で、どこでもいいからコストカットしたい・・・
最近よく聞くDXをうまく活用すれば、社内業務とバックオフィスの50％以上を自動化できます。
使用するサービスは kintone マネーフォワード の２種類となり
月契約から可能な非常に安価なサービスです。
目次
ＤＸによる、効率化が可能な業務の一部をご紹介
①問い合わせ内容の自動登録
②顧客管理→見積書→進捗管理→工程管理→売上管理の自動連携
③電子契約書による契約締結
④勤怠管理＆給料計算
⑤自動会計処理(入金管理と会計帳簿管理)
①問い合わせ内容の自動登録
通常は、お客様が【お問い合わせフォーム】に入力した内容をメールなどで受信して、
担当者が 会社名・住所・郵便番号・電話番号・メールアドレスなどの
情報を手入力、またはコピー＆ペーストで登録していると思います。
kintoneを使用すれば、お客様が入力した内容が全て自動で登録され、入力の手間が０になります。
もちろん、ドロップダウンや日付など様々フォームにも対応しているので、
自社の内容に沿ったお問い合わせフォームを作成出来ます。
②顧客管理→見積書→進捗管理→工程管理→売上管理の自動連携
先程の自動登録された内容を、そのまま【顧客マスタ】などの顧客情報管理アプリに反映させて、
以降もワンクリックで各フローの管理アプリに連携する事が可能です。
これにより、会社情報や支払い方法など、都度情報登録が必要な作業を丸ごとカット
問合せ毎１件1件の上記作業が不要となると、年間で膨大な時間と人件費を抑える事が可能です。
③電子契約書による契約締結
企業同士の取引では様々な契約書が必要となります。
契約書を印刷→印紙を貼り捺印→郵送して相手方の捺印→返送されたものをスキャンして保存
印紙代と郵送代、何より対応する時間と締結迄の時間がかかります。
電子契約書ならメールで契約書を相手に送信→受け取った相手はメールに記載されたＵＲＬを
クリックして、承認ボタンを押すだけで契約成立となります。
【タイムスタンプ】という電子証明書により契約書の効力も担保されるため安心です。
自社の業務短縮だけでは無く取引相手の効率化にも繋がる利点と
クラウドサービスの為、外出先でも作成→送信が可能な点も大きなメリットとなります。
④勤怠管理＆給料計算
月末月初、経理事務の方は非常に忙しくなります。
打刻されたデータから勤怠情報を読み込み、
給料、控除、遅刻、休み、有給などを計算して会計ソフトに入力
有給残日数の計算や雇用形態毎の計算、、、
請求や、〆支払いなどの業務が重なることで起こりがちな、入力モレやミスを起こす可能性も、、、
マネーフォワードなら、スマホやＰＣから個々に打刻された情報をもとに
ワンクリックで給与算出が可能です。
更に、有給休暇の自動付与や申請、会計帳簿にも連携して登録する為、
大幅な時間削減が可能になります。
⑤自動会計処理(入金管理と会計帳簿管理)
請求書送付した後の工程は
①銀行のＷＥＢページにログインして入金確認
②請求情報と照会
③入金ステータスへの変更
④会計帳簿に入力＆消し込み
⑤勘定科目の指定
ではないでしょうか
これらの多くも自動化可能＆ＡＩによる自動学習で、精度は毎月向上します。
発行した請求情報(社名・金額)を参照し、登録しておいたＷＥＢバンクにあった
入金情報を自動で紐づけ、ワンクリックで消し込み可能です。
その後ＡＩが予測した勘定科目を振り分け、会計帳簿に登録してくれます。
経理担当ではない方はピンとこないかと思いますが、経理業務はＩｏＴにより
革命がおこっております。
まとめ
以上、国を挙げて取り組んでいるＤＸ化(デジタルトランスフォーメーション)の
ごく一部の紹介となります。
便利なのは理解できるけど、何から取り組めばいいかわからない、、、
自社のシステムの構築ができるか解らない
それぞれのサービス内容の把握と移行が面倒で手をつけれない、、、
ご安心下さい！！
メイク広告株式会社では様々なクラウドサービスの導入コンサルと
業務フローに合わせた、kintoneアプリの構築を行っております。
期間限定で、ＺＯＯＭ初回相談無料となっておりますので
クラウド化・リモートワーク対応の会社にしたいという皆様
